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Verarbeitung Ihrer Gesundheitsdaten in der ergotherapeutischen Behandlung

Patienteninformation nach Artikel 13 DSGVO. Stand: 18.09.2026

Dieses Blatt dient Ihrer Information. Sie müssen hier nichts ankreuzen und nichts unterschreiben.

1. Wer ist verantwortlich?

Kathleen Olstedt, Praxis für Ergotherapie (freiberuflich), Blockdammweg 63, 10318 Berlin (Karlshorst), Telefon 030 37580867.

Ansprechpartnerin für den Datenschutz: Kathleen Olstedt, contact@kathleenolstedt.com. Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an mich wenden.

2. Welche Daten verarbeite ich?

Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Krankenversicherung), die ärztliche Verordnung und Diagnosen sowie Gesundheits- und Behandlungsdaten: Befunde, Therapieziele, Verlauf und die Dokumentation der Sitzungen. Das sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO.

3. Wozu und auf welcher Rechtsgrundlage?

Behandlung und Dokumentation: Zur Durchführung der Ergotherapie und zur gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentation (§ 630f BGB). Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Abrechnung: Zur Abrechnung mit Ihrer Krankenkasse oder mit Ihnen. Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit den Vorschriften des SGB V.

Für Ihre Behandlung brauche ich keine Einwilligung, sie beruht auf Gesetz und Behandlungsvertrag. Ohne diese Daten kann ich Sie allerdings nicht behandeln und nicht abrechnen.

4. Wer erhält Ihre Daten?

Zur Abrechnung erhält Ihre Krankenkasse oder ein sonstiger Kostenträger die hierfür erforderlichen Daten.

Eine Weitergabe von Gesundheits- und Behandlungsdaten an Ärztinnen und Ärzte, Therapeutinnen und Therapeuten oder andere an Ihrer Versorgung beteiligte Leistungserbringer erfolgt nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie zuvor entsprechend eingewilligt haben.

Gleiches gilt für erforderliche Informationen und personenfreie Fotoaufnahmen der räumlichen Situation im Rahmen einer Hilfsmittelversorgung oder Wohnraumanpassung.

Darüber hinaus können von mir beauftragte Auftragsverarbeiter und technische Dienstleister Daten ausschließlich nach meinen Weisungen verarbeiten. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Ziffer 6.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, sofern hierzu keine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

5. Einsatz einer KI-gestützten Dokumentationshilfe („Heidi“)

Zur Entlastung von der Schreibarbeit setze ich das digitale Dokumentationswerkzeug Heidi ein. Es hört das Behandlungsgespräch mit und erstellt daraus automatisch einen strukturierten Textentwurf für meine Behandlungsnotizen, den ich anschließend prüfe. Die geprüften Entwürfe und Transkripte werden anschließend über den in Ziffer 6 genannten Dienstleister Langdock geordnet und für die Vorbereitung der nächsten Behandlungseinheiten zusammengefasst (siehe Ziffer 7).

Audioaufnahme: Das Gespräch wird zur Umwandlung in Text vorübergehend verarbeitet. Die Audioaufnahme wird nach Erstellung des Textes nicht dauerhaft gespeichert.
Verarbeitungsort: Nach Angaben des Anbieters innerhalb der EU bzw. des EWR, verschlüsselt übertragen und gespeichert.
Rolle: Der Anbieter handelt ausschließlich als Auftragsverarbeiter in meinem Auftrag und auf meine Weisung; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit.

Der Einsatz ist freiwillig. Sie können jederzeit widersprechen, auch mitten im Gespräch, ohne dass Ihnen Nachteile für Ihre Behandlung entstehen. Ich dokumentiere dann auf herkömmlichem Weg. Das gilt ebenso für die KI-gestützte Vorbereitung nach Ziffer 7. Sagen Sie mir einfach Bescheid; ein Formular brauchen Sie dafür nicht.

6. Speicherung und eingesetzte Dienstleister

Für die technische Speicherung und Verarbeitung Ihrer Behandlungsdaten setze ich die SELMA Zuhause GmbH, Blockdammweg 63, 10318 Berlin, ein. Sie betreut die genutzte Software und speichert die Daten in meinem Auftrag. Die GmbH ist als Auftragsverarbeiterin vertraglich nach Art. 28 DSGVO an meine Weisungen gebunden und darf die Daten nicht für eigene Zwecke verwenden.

Die Speicherung erfolgt derzeit in einer Ende-zu-Ende-verschlüsselten Bibliothek eines deutschen Cloud-Anbieters mit Rechenzentrum in Deutschland. Der Schlüssel liegt ausschließlich bei mir; der Anbieter kann die Inhalte nicht einsehen. Eine Verarbeitung außerhalb der EU findet nicht statt. Wechselt der technische Dienstleister, bleibt es dabei: Verarbeitung innerhalb der EU bzw. des EWR, Vertrag nach Art. 28 DSGVO, Verpflichtung zur Verschwiegenheit und ein gleichwertiges Schutzniveau. Über wesentliche Änderungen informiere ich Sie; die Namen der aktuell eingesetzten Dienstleister nenne ich Ihnen jederzeit auf Nachfrage.

Für Videosprechstunden bzw. Teletherapie nutze ich RED connect der RED Medical Systems GmbH. Dabei werden die für die Durchführung der Videositzung erforderlichen Daten verarbeitet. Die Video- und Audioübertragung erfolgt verschlüsselt; die Sitzung wird nicht aufgezeichnet.

Für die KI-gestützte Ordnung und Vorbereitung meiner Dokumentation (siehe Ziffer 7) nutze ich die Plattform Langdock der Langdock GmbH, Berlin. Dort werden Behandlungsdaten, darunter Gesundheitsdaten als besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO, in meinem Auftrag verarbeitet. Wo möglich, arbeite ich mit einer internen Fallnummer statt mit Ihrem Namen. Die Verarbeitung erfolgt in der EU mit EU-Modellen; Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Langdock ist als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO an meine Weisungen gebunden, einschließlich einer Zusatzvereinbarung zur Schweigepflicht nach § 203 StGB, und löscht die Daten spätestens 30 Tage nach Vertragsende.

Alle eingesetzten Dienstleister sind als mitwirkende Personen zur Wahrung der Schweigepflicht verpflichtet (§ 203 StGB), zeitlich unbegrenzt und über das Ende der Zusammenarbeit hinaus.

7. Digitale Unterstützung bei Dokumentation und Vorbereitung

Zur Vorbereitung der Behandlungseinheiten setze ich eine KI-gestützte Plattform ein, die meine Dokumentation und die Gesprächstranskripte ordnet und zusammenfasst: welche Übungen vereinbart wurden, was offen ist, was ich nachfragen sollte. Die Plattform bewertet Ihre Daten nicht und leitet keine eigenen Therapieempfehlungen ab; alle Inhalte stammen aus meiner Dokumentation und unseren Gesprächen. Das geschieht, wo möglich, anhand einer internen Fallnummer und ohne Ihren Namen. Die Verarbeitung erfolgt über den in Ziffer 6 genannten Dienstleister. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt, die fachliche Behandlungsentscheidung treffe stets ich.

Eine darüber hinausgehende Nutzung Ihrer Daten ist gesondert und freiwillig auf dem Einwilligungsblatt zur Nutzung anonymisierter Daten geregelt.

8. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Behandlungsdaten bewahre ich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung auf (§ 630f Abs. 3 BGB) und lösche sie anschließend, sofern keine längeren Fristen bestehen.

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21). Eine Löschung ist ausgeschlossen, solange die gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für mich zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, Telefon +49 30 13889-0, mailbox@datenschutz-berlin.de.